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Dans un contexte où le digital façonne notre quotidien professionnel, la gestion et la propriété des outils digitaux sont devenues des enjeux cruciaux pour les entreprises. La négligence dans ce domaine peut entraîner des conséquences graves, affectant la continuité et l’autonomie des activités en ligne.
Les Mésaventures Courantes dans la Gestion des Outils Digitaux
En tant qu’agence web, nous rencontrons régulièrement des clients confrontés à des difficultés liées à la propriété de leurs outils digitaux.
Ces problèmes varient : une entreprise ayant perdu l’accès à l’historique de son site car son ancienne agence détient les droits d’administration de Google Analytics, des comptes de réseaux sociaux inaccessibles car créés par des employés partis avec les identifiants, ou encore des fiches Google My Business gérées par d’anciens salariés partis en mauvais termes.
Ces situations soulignent l’importance d’une gestion rigoureuse et transparente des actifs numériques.
Protégez Votre Espace Numérique : Comptes, Licences, et Données
Il est essentiel de surveiller et sécuriser une variété d’outils digitaux :
Pour les comptes de réseaux sociaux, par exemple, veillez à les associer à une adresse e-mail professionnelle, dont votre entreprise détient la propriété exclusive. Assurez-vous également que les identifiants et mots de passe soient conservés de manière sécurisée, comme dans un gestionnaire de mots de passe crypté ou un système de stockage interne sécurisé, accessible uniquement à des membres de confiance de l’équipe, dans le respect des normes RGPD.
Pour les licences de CMS (WordPress, Prestashop, …), d’extensions, et les noms de domaine, il est essentiel de les enregistrer sous le nom de votre entreprise pour assurer un contrôle total et éviter les complications futures. Conservez les informations de licence, comme les clés d’activation, les contrats, ainsi que les détails d’enregistrement des noms de domaine, dans un espace sécurisé.
Bien entendu, cette vigilance s’étend à d’autres aspects cruciaux tels que les outils de suivi de données (comme Google Analytics) et les bases de données clients, y compris les listes d’email.
Il est important de :
– Réaliser un audit régulier de tous vos outils digitaux pour assurer leur conformité et leur sécurité.
– Vérifier que les contrats avec les prestataires incluent des clauses claires sur la propriété des outils et des données.
– Mettre en place des procédures internes robustes pour le transfert des droits d’accès en cas de départ d’employés, garantissant ainsi une continuité sécurisée de la gestion des outils.
L’Approche de Scope : Transparence et Sécurité
Chez Scope, nous prenons ces questions au sérieux, d’autant que nous gérons pour le compte de nos clients : les campagnes pub sur les réseaux sociaux, le SEO et le SEA de leur site web, ainsi que l’évolution de leur trafic. Nous veillons donc à ce que tous les outils et comptes créés pour nos clients soient enregistrés à leur nom. Nous offrons une transparence totale sur les licences et les accès et assurons à nos clients un contrôle total sur leurs actifs numériques. Cette démarche renforce leur indépendance et leur sécurité dans le monde digital.
